Protocollo Informatico e Gestione Documentale a norma
Seedoo consente una gestione completa dell’iter documentale e del protocollo,
riducendo i tempi e i costi di archiviazione e di gestione del processo.
Protocollazione a Norma
Il Protocollo Informatico rappresenta il punto di ingresso e di uscita di tutta la corrispondenza dalla PA,
permette l'acquisizione, la registrazione, la ricerca e la consultazione delle diverse tipologie di documenti
trattati nell'ambito dei processi amministrativi e/o aziendali.
Seedoo è sviluppato nel rispetto della normativa e delle linee guida fornite dall'AgID (Agenzia per l'Italia Digitale)
per quanto riguarda i Flussi documentali, Protocollo e Conservazione Sostitutiva.
Protocolla e invia tramite PEC
Il modulo protocollo è completamente integrato con la gestione PEC.
Attraverso un'interfaccia web based è possibile prendere visione delle PEC in ingresso e procedere alla protocollazione dei documenti attraverso un processo guidato.
Anche nei flussi di protocollazione in uscita è possibile utilizzare la PEC come mezzo di spedizione.
Conservazione del Registro giornaliero
Il Sistema produce il Registro Giornaliero di Protocollo contenente le informazioni richieste dalla normativa.
Il registro giornaliero viene generato in formato PDF/A fornendo quindi caratteristiche di immodificabilità e di staticità per l'archiviazione nel lungo periodo. Seedoo permette inoltre di creare il pacchetto di versamento relativo al registro pronto per essere trasmesso in Conservazione Sostitutiva.
Impronta e Segnatura Informatica
Nella registrazione di protocollo dei documenti informatici viene generata un'impronta, tramite algoritmo di hash (SHA-256), che identifica univocamente il documento all'interno del sistema documentale.
La segnatura di protocollo è l'associazione al documento informatico di un file di Segnatura (segnatura.xml) contenente tutte le informazioni riguardanti il documento stesso: - codice identificativo dell’Amministrazione - AOO (Area organizzativa omogenea) - Registro - Data e Numero di protocollo.
Nelle protocollazioni in uscita tramite PEC la segnatura.xml viene allegata per consentire alla PA ricevente di automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto.
Audit e Storicizzazione
Tutte le operazioni sui documenti sono tracciate e registrate al fine di ricostruire l’intera storia dell’evoluzione di un documento e dei processi ad esso associati.
Tale storicizzazione viene resa disponibile agli utenti attraverso un’interfaccia intuitiva che permette di comprendere l’intero ciclo di vita del documento dalla sua registrazione alla sua archiviazione.
Importazione Massiva e Dematerializzazione
Grazie al modulo di dematerializzazione integrato in Seedoo puoi dematerializzare tutti i documenti cartacei.
Seedoo trasforma i tuoi documenti cartacei in documenti digitali e li predispone per la fase di protocollazione.
Stampa etichetta protocollo (barcode EAN13) per riaggancio tramite OCR dei documenti scannerizzati alle entità di Protocollo
Importazione documenti scannerizzati da cartelle di rete (protocollo CIFS/SMB)
Creazione protocollo da importazione massiva documenti
Gestione e-mail e PEC
Con Seedoo hai la possibilità di configurare e gestire gli account e-mail e PEC dei maggiori provider (Infocert, Aruba, etc.).
Invia e ricevi messaggi attraverso un'interfaccia dedicata, un unico strumento integrato con la rubrica e il protocollo ti permette di avere sotto controllo la corrispondenza della tua PA.
Ricevute di accettazione e consegna
Seedoo acquisisce automaticamente le RIcevute di Accettazione e Consegna dei documenti inviati tramite Posta Elettronica Certificata (PEC), in qualunque istante potrai monitorare su una dashbord dedicata lo stato di consegna del tuo protocollo inviato tramite PEC alla PA destinataria.
Anche gli errori di invio a destinatari PEC errati sono monitorati e visualizzati sulla dashboard.
Interoperabilità
Seedoo supporta l'Interoperabilità tra sistemi di protocollo che utilizzano come mezzo di spedizione la Posta Elettronica Certificata (PEC).
Attraverso il parsing della segnatura.xml dei documenti in ingresso vengono precompilate le informazioni di Protocollo, snellendo il lavoro degli operatori.
Sono gestiti tutti i messaggi di ritorno sia in invio che in ricezione, tra questi:
-
messaggio di conferma di ricezione
-
messaggio di notifica di eccezione
-
messaggio di aggiornamento di conferma
-
messaggio di annullamento protocollazione
Anagrafiche
Seedoo consente una gestione centralizzata e condivisa di tutte le Anagrafiche associate ai processi documentali dell’Ente.
La Rubrica raccoglie in maniera strutturata tutte le informazioni di recapito dei soggetti oggetto di corrispondenza o coinvolti nei processi interni di smistamento.
L’Ente ha la possibilità di importare in maniera agevole, tramite tracciati CSV, le eventuali anagrafiche in suo possesso. Tali anagrafiche saranno successivamente alimentabili e aggiornabili sia manualmente che automaticamente attraverso la lettura dei dati di recapito dalle PEC ricevute e gestite dal sistema.
Workflow di assegnazione
Semplifica i processi di condivisione dei documenti, identifica gli uffici competenti e assegna.
Monitora lo stato dei documenti presi in carico dai destinatari del processo.
Assegnazione per competenza e conoscenza
Gestione Organigramma di assegnazione AOO / Servizi / UOR / Uffici / Dipendenti
Assegnazione diretta a Responsabile del Procedimento Amministrativo (RPA)
Regole di presa in carico personalizzate
Classificazione e Fascicolazione
Classifica i documenti mediante l’utilizzo di un titolario configurabile multi-livello.
Con Seedoo puoi collegare il documento protocollato alla relativa pratica/procedimento attraverso il fascicolo virtuale.
Classificazione
Seedoo consente la classificazione dei documenti mediante l’utilizzo di un titolario configurabile multi-livello.
Tale classificazione consente non solo la corretta gestione archivistica dei documenti ma anche l’eventuale definizione dei successivi processi documentali di assegnazione e fascicolazione.
Fascicolazione
La fascicolazione del documento, consente di ricollegare il documento protocollato alla relativa pratica/procedimento attraverso il fascicolo virtuale che lo rappresenta.
Il fascicolo, caratterizzato da metadati descrittivi e autorizzativi, viene alimentato non solo dai documenti protocollati ma anche dai documenti prodotti internamente dall’Organizzazione. La struttura multi-livello dei fascicoli (Fascicolo, Sotto-Fascicolo, Inserto) consente un’organizzazione dei documenti efficace attraverso differenti livelli di aggregazione.
Dashboard
Monitora documenti e attività attraverso la dashboard operativa.
Filtri personalizzati
Configura i tuoi filtri e crea le tue dashboard personalizzate per monitorare documenti protocollati, assegnati e fascicolati.
Ricerche avanzate
Componi ricerche avanzate tramite filtri combinabili mediante operatori logici